Pekanbaru – Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru menyerahkan arsip inaktif retensi sepuluh tahun berjumlah satu box yang berisi sembilan buku kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kota Pekanbaru pada Senin (1/12/2025). Arsip tersebut diserahkan setelah dinyatakan habis masa retensinya dan memiliki nilai guna sejarah.
Kepala LKD Kota Pekanbaru, Drs. H. Muhammad Amin, M.Si mengatakan arsip yang diserahkan telah memenuhi kriteria kualitas yang layak disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan. “Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip ke LKD harus autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan,” ujarnya.
Disdukcapil menyerahkan arsip sebagai bagian dari amanat penyelenggaraan kearsipan di daerah. Dimana arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen wajib dipindahkan ke LKD untuk penyimpanan jangka panjang.
“Penyerahan arsip ini penting untuk menjaga dokumen sebagai sumber informasi dan memori kolektif masyarakat,” ungkapnya.
Sebagai lembaga kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru bertugas mengelola arsip statis milik OPD dan menyimpannya di Depo Arsip. Arsip statis sendiri adalah arsip yang telah habis masa retensinya, berketerangan permanen, dan memiliki nilai guna kesejarahan yang penting bagi penelitian, pemerintahan, dan pembangunan.
Dalam pengelolaan arsip statis, lembaga kearsipan mengikuti prinsip pengelolaan yang memastikan dokumen tetap teratur dan dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan sesuai aturan kearsipan nasional. Arsip yang telah diserahkan akan diproses lebih lanjut melalui tahapan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan layanan akses, sehingga dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik dimasa mendatang.
