Pekanbaru – Sekretariat Daerah Kota Pekanbaru kembali menunjukkan komitmennya dalam tata kelola kearsipan melalui Kegiatan Penyerahan, Pemindahan, dan Pemusnahan Arsip Inaktif pada Rabu, 26/11/2025.
Dalam kegiatan ini, ada 550 berkas arsip inaktif tahun 2018 pada bagian umum yang dimusnahkan. Selain itu, 64 berkas arsip statis bagian hukum tahun 1979 dan bagian tata pemerintahan tahun 2018 diserahkan ke Lembaga Keasripan Daerah (LKD), serta pemindahan arsip inaktif sekurang-kurang sepuluh tahun pada bagian perencanaan dan keuangan tahun 2011 sebanyak 227 berkas.
“Ini kali yang ketiga (pemusnahan arsip, red). Artinya, arsiparisnya sudah bekerja dengan baik. Arsip yang kita musnahkan itu arsip yang masa simpannya sudah habis dan tidak punya nilai guna lagi,” ujar Kepala LKD Kota Pekanbaru, Drs. H. Muhammad Amin, M.Si.
Kerja keras Setda berbuah manis. Nilai pengelolaan kearsipan melonjak drastis, dari hanya 18 di tahun 2019 menjadi 91,91 di tahun 2024 dengan kategori Sangat Memuaskan. “Ini menandakan bahwa pembinaan kearsipan sudah mulai berjalan baik,” tambahnya.
Di sisi lain, Asisten III Bidang Administrasi Setdako Pekanbaru, Syamsuwir, dalam sambutannya menekankan pentingnya mengubah pandangan terhadap arsip yang selama ini dianggap remeh. Ia mencontohkan negara maju yang memiliki sistem kearsipan yang handal.
“Negara dikatakan maju apabila mereka memiliki sistem kearsipan yang bagus,” ujarnya.
Ia juga mengingatkan bahwa mengabaikan arsip dapat berujung pada masalah serius, termasuk kesulitan saat dibutuhkan pertanggungjawaban hukum atau kehilangan dokumen. Maka dari itu, pemerintah mendorong pemanfaatan teknologi, seperti digitalisasi arsip dan sistem cloud, agar dokumen mudah diakses dan tidak tercecer.
“Apalagi sekarang zaman sudah mulai canggih. Kita juga sudah harus berpikir ke arah bagaimana kemudahan-kemudahan yang disediakan IT bisa dimanfaatkan,” jelasnya.
