Dalam upaya mewujudkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip sebagaimana diamanatkan Peraturan Kepala ANRI nomor 17 Tahun 2017, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru mengelola beberapa unit layanan kearsipan dengan tujuan :
- Memberikan kesempatan bagi masyarakat dan institusi selaku pencipta arsip untuk menyimpan arsip yang sifatnya statis atau meminjam koleksi arsip yang dikelola DISPUSIP selaku lembaga kearsipan daerah sesuai dengan klasifikasinya.
- Menyediakan sumber informasi kearsipan dan dokumentasi daerah khususnya Kota Pekanbaru
Jenis Layanan
Guna mendukung terkelolanya arsip Kota Pekanbaru, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru memberikan layanan:
- Penyimpanan arsip
- Peminjaman koleksi arsip
- Galery Arsip
Jam Layanan
Seluruh layanan di Unit Layanan Arsip Dinas Perpustakaan dan KearsipanKota Pekanbaru berlangsung dengan jam layanan :
Senin – Kamis : 8.00 – 16.00 WIB
Jum’at : 8.00 – 16.30 WIB (istirahat : 11.30-13.00 WIB)
Sabtu – Minggu : 9.00 – 14.00 WIB
Tata Tertib Layanan
- Pemohon mengisi buku tamu dan menyampaikan surat pengantar/tugas serta kartu identitas diri.
- Pertimbangan izin petugas arsip atas arsip yang dimohonkan :
- Penolakan akses ditindaklanjuti oleh petugas arsip dengan pembuatan surat penolakan atau penjelasan lisan yang ditujukan kepada pemohon
- Permohonan akses arsip yang disetujui ditindaklanjuti dengan proses pencarian arsip oleh petugas
- Arsip yang boleh diakses dan akan diserahkan kepada Pemohon dicatat terlebih dahulu oleh petugas arsip di buku register.
- Menyerahkan arsip kepada pemohon untuk digunakan.
- Penggunaan arsip dilakukan dalam bentuk :
- Baca di tempat
- Penggandaan di bawah izin dan pengawasan petugas arsip
- Menyerahkan kembali arsip oleh pemohon kepada petugas arsip dan selanjutnya petugas arsip mengembalikan kartu identitas diri pemohon.
Sarana Unit Layanan Arsip
- Ruang pengolahan arsip
- Ruang penyimpanan arsip
- Rool O’pact
- Rak Arsip
- Brankas
- Galeri Arsip
Galeri Arsip
Keberadaan Galeri Arsip Kota Pekanbaru memiliki peran penting bukan hanya sebagai tempat memajang foto atau dokumen lama, tetapi sebagai ruang edukasi, pelestarian sejarah lokal, dan pembentuk kesadaran masyarakat terhadap pentingnya arsip. Hal ini sejalan dengan UU Nomor 43 Tahun 2009 yang menempatkan arsip sebagai identitas dan jati diri, memori, acuan, serta bahan pertanggungjawaban.
Tujuan Galeri Arsip bagi Masyarakat Pekanbaru
- Melestarikan sejarah dan identitas Kota Pekanbaru
Galeri Arsip menjadi sarana untuk menyimpan, menampilkan, dan memperkenalkan berbagai arsip yang merekam perjalanan Pekanbaru dari masa ke masa. Dengan demikian, masyarakat dapat mengetahui perubahan Kota Pekanbaru, mulai dari kehidupan masyarakat, perkembangan pemerintahan, pembangunan, budaya, hingga berbagai peristiwa penting. Dispusip Pekanbaru sendiri menyebut Galeri Arsip sebagai ruang edukasi sejarah yang menampilkan dokumentasi dan foto perkembangan Kota Pekanbaru. - Menjadikan arsip sebagai sumber pembelajaran sejarah lokal
Masyarakat, khususnya pelajar dan mahasiswa, dapat memperoleh pembelajaran sejarah tidak hanya melalui buku, tetapi juga melalui arsip foto. Dengan melihat bukti sejarah secara langsung, sejarah Pekanbaru menjadi lebih konkret dan mudah dipahami. - Meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap pentingnya arsip
Galeri dapat mengubah pandangan masyarakat bahwa arsip bukan sekadar foto lama yang disimpan, tetapi merupakan bukti sejarah dan sumber informasi yang memiliki nilai penting bagi generasi sekarang maupun generasi mendatang. UU 43/2009 juga menegaskan pentingnya menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban. - Menumbuhkan rasa memiliki terhadap sejarah daerah
Dengan mengenal sejarah dan perkembangan daerah melalui arsip, masyarakat diharapkan semakin memahami identitas Pekanbaru serta memiliki rasa bangga dan kepedulian untuk ikut menjaga warisan sejarah daerah. - Mendorong partisipasi masyarakat dalam penyelamatan arsip
Galeri dapat menjadi media untuk mengajak masyarakat, keluarga, komunitas, sekolah, perguruan tinggi, dan organisasi agar turut menyelamatkan foto, surat, dokumen, atau rekaman yang memiliki nilai sejarah lokal.
Kriteria dan Prosedur Foto yang Dapat Digunakan dan Dipamerkan di Galery Arsip:
- Memiliki nilai sejarah
- Menggambarkan peristiwa penting dalam perkembangan Kota Pekanbaru
- Menunjukkan perubahan kota dari masa ke masa
- Memuat aktivitas pemerintahan, pembangunan, masyarakat, budaya, ekonomi, pendidikan, dan kehidupan sosial
- Memiliki keterkaitan dengan sejarah lokal Pekanbaru
- Lokasi berada di wilayah Pekanbaru
- Menggambarkan bangunan, jalan, kawasan, tokoh, kegiatan, atau masyarakat Pekanbaru
- Mampu menunjukkan karakter dan identitas Kota Pekanbaru
- Keaslian dan sumber foto dapat dipertanggungjawabkan
- Diketahui asal atau sumber fotonya
- Terdapat informasi mengenai pemilik atau pencipta foto
- Tahun atau perkiraan waktu pembuatan dapat diketahui
- Tidak mengubah substansi foto sehingga menghilangkan nilai autentiknya
- Memiliki informasi atau metadata yang cukup
Misalnya:
Judul/nama foto;
Tahun;
Lokasi;
Peristiwa;
Nama tokoh yang terdapat dalam foto;
Sumber atau pencipta;
Keterangan sejarah. - Mewakili perkembangan Pekanbaru
- Foto diprioritaskan apabila mampu memberikan pengetahuan baru kepada pengunjung, misalnya memperlihatkan perubahan suatu kawasan yang dahulu berbeda dengan kondisi sekarang.
- Foto sebaiknya tidak hanya menampilkan satu jenis sejarah. Koleksi dapat dikelompokkan menjadi:
- Pekanbaru tempo dulu;
- perkembangan pemerintahan;
- pembangunan infrastruktur;
- perdagangan dan ekonomi;
- pendidikan;
- kebudayaan;
- kehidupan masyarakat;
- tokoh daerah;
- perubahan lingkungan dan tata kota.
- Memiliki nilai edukatif
Prosedur kurasi yang dapat diterapkan
Secara sederhana, prosedurnya dapat dibuat seperti berikut:
Pengumpulan → Seleksi awal → Verifikasi → Identifikasi → Kurasi → Penyusunan tema → Penataan pameran → Evaluasi
1. Pengumpulan foto
Foto diperoleh dari koleksi arsip Dispusip, OPD, masyarakat, keluarga, komunitas, maupun hasil kegiatan seperti lomba foto. Dispusip Pekanbaru memang memiliki praktik akuisisi arsip dari OPD dan masyarakat, termasuk melalui kegiatan lomba foto.
2. Seleksi awal
Petugas memilih foto yang memiliki hubungan dengan sejarah dan perkembangan Pekanbaru.
3. Verifikasi
Dilakukan pengecekan terhadap:
sumber foto;
tahun;
lokasi;
tokoh/peristiwa;
keaslian;
hak penggunaan atau izin penayangan.
4. Identifikasi dan pendeskripsian
Setiap foto diberi informasi atau caption yang jelas. Pengelolaan arsip statis Dispusip sendiri mencakup kegiatan identifikasi, pendeskripsian, pembuatan daftar arsip, dan penataan arsip.
5. Kurasi
Tim menentukan foto mana yang paling relevan dengan tema pameran dan memiliki nilai sejarah serta edukasi paling kuat.
6. Penyusunan tema atau alur cerita
Foto tidak sekadar ditempel berdasarkan tahun, tetapi disusun menjadi sebuah cerita sejarah.
Tata pamer dan desain ruangan agar edukatif dan menarik
Tata pamer Galeri Arsip sebaiknya dirancang dengan prinsip “arsip bercerita”. Artinya, pengunjung tidak hanya melihat foto, tetapi memahami apa yang terjadi, kapan terjadi, di mana terjadi, dan mengapa peristiwa tersebut penting.
A. Membuat alur perjalanan sejarah
Ruangan dapat dibuat berdasarkan kronologi:
Zona 1 — Awal Pekanbaru
Foto dan dokumen mengenai kondisi awal Pekanbaru.
Zona 2 — Pekanbaru Tempo Dulu
Bangunan lama, jalan, pasar, sungai, transportasi, dan kehidupan masyarakat.
Zona 3 — Perkembangan Pemerintahan
Foto pemerintahan, tokoh, kantor pemerintahan dan berbagai kegiatan administrasi.
Zona 4 — Pembangunan Kota
Perubahan jalan, jembatan, gedung, fasilitas umum, dan infrastruktur.
Zona 5 — Budaya dan Kehidupan Masyarakat
Tradisi, kesenian, pakaian, kegiatan masyarakat dan keberagaman budaya.
Zona 6 — Pekanbaru Masa Kini
Perbandingan foto lama dengan kondisi Pekanbaru sekarang.
Dispusip sendiri menjelaskan Galeri Arsip sebagai ruang edukasi sejarah yang menampilkan dokumentasi dan foto perkembangan Kota Pekanbaru dari masa ke masa.
dengan menggunakan konsep “dulu dan sekarang”. Ini merupakan salah satu konsep yang sangat menarik bagi pengunjung.
